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Même le plan de succession le plus réfléchi et le plus complet peut échouer à cause d’un seul facteur : la désignation de la mauvaise personne pour aider à régler votre succession ou votre fiducie.

Vous demandez peut-être déjà à vos clients de désigner des liquidateurs ou des fiduciaires dans leurs plans de succession. Mais combien de fois aidez-vous vos clients à déterminer si cette personne est vraiment la personne idéale pour le rôle? Vous êtes bien placé pour aider les clients à choisir cette personne : vous comprenez le plan financier du client et connaissez les dynamiques familiales et personnelles susceptibles d’affecter un transfert de patrimoine.

« Les clients ont tendance à se préoccuper de savoir qui obtient quoi », explique Leslie Geller, stratège en patrimoine chez Capital Group aux États-Unis. « Mais tout cela n’a aucune importance si le client n’a pas choisi une personne prête à exécuter ses souhaits. »

La personne qui joue le rôle de liquidateur ou de fiduciaire a une obligation fiduciaire envers les bénéficiaires de la succession ou de la fiducie, ce qui en fait le pivot de la bonne administration de la succession d’un client. Les liquidateurs sont désignés dans les testaments, et les fiduciaires sont nommés lorsqu’un client a une fiducie. Les deux positions sont souvent occupées par la même personne, mais si ce n’est pas le cas, la responsabilité principale incombe souvent au fiduciaire.

Il est important de rappeler aux clients qu’étant donné que les gens ont tendance à vivre plus longtemps de nos jours, cette personne peut également jouer un rôle si le client devient invalide. La personne désignée par votre client doit également être préparée à cette transition.

Voici comment aider un client à évaluer les candidats et à choisir la meilleure personne pour le rôle de liquidateur ou de fiduciaire.

1. Consacrer du temps aux clients pour discuter des candidats potentiels

Souvent, la discussion concernant le liquidateur ou le fiduciaire d’un client n’est pas plus longue qu’une question à laquelle on répond rapidement par un nom. « C’est une discussion particulièrement importante : le liquidateur ou le fiduciaire agit comme coordonnateur de la succession du client après son décès », explique Stacey Delich-Gould, spécialiste principale des fiducies et des successions au sein des services à la clientèle privée de Capital Group aux États-Unis. « Mais les qualités de cette personne doivent aller au-delà de la confiance qu’elle inspire au client. Il faut songer à quelqu’un qui a les meilleures compétences et le meilleur tempérament pour aider à réaliser les dernières volontés du client. »

Le premier entretien sur la planification successorale pour les nouveaux clients est un bon moment pour parler de la personne qu’ils vont choisir. Demandez au client d’apporter une courte liste de candidats, s’il n’a pas déjà choisi quelqu’un. S’il a quelqu’un en tête, demandez-lui d’être prêt à vérifier si cette personne lui convient toujours.

Faites également une vérification auprès des clients existants. Leur représentant désigné est-il toujours la meilleure personne pour le rôle? Les relations peuvent se détériorer avec le temps en raison de la distance. Les personnes plus âgées peuvent ne plus vouloir ou ne plus pouvoir assumer cette tâche. La personne choisie est peut-être décédée.

« Cette conversation pourrait être délicate : le sentiment d’obligation peut brouiller le choix de la personne que les clients pensent devoir nommer », explique Mme Geller. « Mais les conseillers peuvent contribuer à dépersonnaliser ce processus et aider les clients à trouver un équilibre entre les faits pratiques et ces sentiments. »

Avoir une conversation avec les clients sur les liquidateurs et les fiduciaires est également un bon moyen d’en savoir plus sur leurs relations, les personnes qui sont importantes pour eux, la raison de leur choix et les tensions familiales qui peuvent exister. Ces renseignements peuvent contribuer à l’élaboration de plans de retraite et de succession, ainsi qu’à l’établissement de relations avec les héritiers du client.

Enfin, assurez-vous que les liquidateurs ou les fiduciaires de vos clients savent qu’ils ont été nommés et qu’ils sont prêts à accepter ce rôle. Il peut être judicieux d’organiser une réunion avec le client et son représentant pour partager des informations de haut niveau sur la succession et les souhaits du client.

« J’ai vu des situations où des personnes n’ont été informées de leur rôle qu’après le décès en question et elles ne voulaient pas vraiment l’assumer », explique Mme Delich-Gould. « En facilitant cette conversation à l’avance, alors que le client est encore vivant, vous pouvez contribuer à éviter ce genre d’incertitude et de tension à un moment déjà difficile pour la famille. »

2. Partager les facteurs à prendre en compte lors du choix d’un liquidateur ou d’un fiduciaire

Souvent, vos clients ne prennent en compte qu’un seul facteur : une personne en qui ils ont confiance. Mais la confiance n’est qu’un début. Vos clients doivent également prendre en compte le tempérament du candidat, sa capacité à gérer les attentes des gens en période de deuil et ses compétences juridiques ou financières pertinentes. Assumer ce rôle est une tâche importante qui peut nécessiter des mois de travail. Il faut en moyenne 16 mois* pour régler une succession; il est donc utile de consacrer du temps pour faire ce choix.

Voici d’autres facteurs qui peuvent entraver ou améliorer le succès du liquidateur ou du fiduciaire :

3. Recommander aux clients de faire appel à un tiers professionnel

Les familles modernes peuvent être compliquées. Il existe des familles recomposées ou des secondes familles avec des enfants de générations différentes, ou encore des familles où les frères et sœurs ou les parents ne s’entendent pas. Chacun de ces éléments peut ajouter des degrés de difficulté à un plan de succession déjà complexe. « Les dynamiques interpersonnelles poussent souvent les clients à faire appel à un tiers », explique Mme Geller. « Ils en arrivent à la conclusion que si leur famille doit s’en occuper, ça sera le chaos. »

C’est alors que les fiduciaires professionnels peuvent être une bonne option : ils peuvent servir de liquidateur, de fiduciaire, de conservateur ou d’un autre agent agissant en vertu d’une procuration. Ces personnes peuvent exécuter les souhaits du client et éviter tout conflit familial potentiel. En tant que conseiller, il peut être judicieux d’intégrer quelques tiers professionnels dans votre communauté d’intérêts pour fournir des recommandations aux clients.

En plus d’une dynamique familiale complexe, voici d’autres facteurs qui peuvent justifier le recours à un professionnel :

• Aucun membre de la famille ne vit à proximité
• Actifs complexes nécessitant une expertise
• Familles recomposées ou non traditionnelles
• Les membres de la famille ont des besoins particuliers ou bénéficieraient d’un soutien supplémentaire dans la gestion de leur héritage
• Actifs ou bénéficiaires situés hors du pays
• Désir d’alléger le fardeau des proches à un moment difficile

Une autre option consiste à désigner un tiers comme cofiduciaire aux côtés du membre de la famille ou de l’ami, ou à permettre à une personne de confiance de servir de « protecteur de la fiducie », autorisé à nommer un nouveau tiers professionnel si le poste est vacant. « Ils peuvent être autorisés à nommer un remplaçant, si nécessaire », explique Anne Gifford Ewing, spécialiste principale des fiducies et des successions au sein des services à la clientèle privée de Capital Group aux États-Unis. « Il s’agit de prévoir quelques mesures de sécurité pour pouvoir répondre aux besoins de ce poste. »

4. Aider les clients à préparer un dossier à partager

Que le client désigne un membre de la famille en qui il a confiance ou qu’il fasse appel à un professionnel, l’étape suivante consiste à communiquer à cette personne des informations essentielles. Le fait que les informations relatives à la succession soient organisées de manière accessible permettra au liquidateur ou au fiduciaire de s’acquitter efficacement de certaines tâches, comme l’établissement de l’inventaire en vue de l’envoi des notifications, les distributions éventuelles, la production des déclarations fiscales finales et le remboursement des dettes.

Parmi les informations de base que votre client devrait envisager de compiler, citons :

Noms et coordonnées des conseillers professionnels.

Les fiduciaires peuvent finir par passer beaucoup de temps à essayer de retrouver les contacts et les documents nécessaires, par exemple, pour recevoir le produit d’une assurance vie. La création d’une liste de personnes-ressources et l’organisation des informations importantes peuvent contribuer à rationaliser ce processus. Il pourrait être judicieux que vous compiliez les coordonnées suivantes pour votre client et que vous soyez le point de contact de toutes les parties :

Noms et coordonnées des personnes non membres de la famille qui doivent être informées du décès du client.

Il s’agit de personnes auxquelles le client ou sa famille ne pensent pas forcément au premier abord, comme les médecins, les représentants des ressources humaines sur le lieu de travail du client, ou les affiliations à des groupes comme les organisations civiques et bénévoles.

Emplacement du testament original et des autres documents de planification successorale.

Indiquez spécifiquement l’emplacement du testament et des autres documents de votre client à son domicile, ou précisez qu’ils peuvent se trouver auprès de l’avocat du client (et indiquez les coordonnées). Conseillez aux clients d’éviter de placer ces documents dans un coffre-fort, car il peut être difficile d’y accéder après le décès du propriétaire. Vous pouvez orienter les clients vers leur avocat pour obtenir des suggestions sur la meilleure façon de conserver ces documents.

Une liste de noms d’utilisateurs et de mots de passe.

Nous passons tous une grande partie de notre vie en ligne, et cela inclut la réalisation de transactions financières et juridiques. Assurez-vous que vos clients ont compilé les noms d’utilisateur et les mots de passe de chaque compte, puis rappelez-leur de mettre cette liste à jour environ une fois par an. Cela inclut les comptes bancaires et de courtage, ainsi que les téléphones portables et les ordinateurs. Il peut également être judicieux d’inclure l’accès aux comptes de courriel et de médias sociaux.

5. Accompagner les clients dans la rédaction d’une lettre d’intention

Une lettre d’intention est un document juridiquement non contraignant qui peut aider à clarifier davantage les intentions de vos clients. Ces lettres peuvent aider à répondre aux questions que pourrait soulever un document juridique plus formel comme un testament. Parmi les sujets que vos clients peuvent aborder dans une lettre d’intention, citons :

Instructions pour les funérailles

Le client veut-il qu’on joue « Wind Beneath My Wings » ou « Amazing Grace » à ses funérailles? C’est dans cette lettre qu’il partage les souhaits de ce type. Si votre client est un ancien combattant, rappelez-lui qu’il a le droit de demander une cérémonie d’hommage funéraire et qu’il doit indiquer ici les détails de la procédure à suivre.

Objets ayant une valeur sentimentale

Vos clients auront des biens qui n’apparaissent pas sur un bilan financier. Les recettes, les photos et autres souvenirs seront sans doute les plus appréciés par l’historien officieux de la famille. Précisez les bijoux qui doivent aller à tel ou tel membre de la famille.

Articles de valeur spéciale

Le testament peut stipuler que des biens comme un tableau de valeur ou des souvenirs sportifs ou musicaux de valeur doivent être évalués, puis mis en vente par des experts ou donnés à un musée (si le client ne les transmet pas aux membres de sa famille). Les clients peuvent aussi indiquer plus explicitement ce qu’ils veulent faire de ces objets en incluant les coordonnées d’évaluateurs ainsi que de maisons de vente aux enchères, de musées ou d’autres acquéreurs potentiels.

Demandes spéciales

Les clients peuvent également partager des réflexions ou des préoccupations particulières. Par exemple, ils peuvent souhaiter que leurs filles fréquentent une école réservée aux filles, ou le client peut dire qu’il aimerait que ses enfants fassent des voyages annuels dans le pays d’origine de la famille. Les clients peuvent également signaler d’avance des conflits potentiels, par exemple un neveu qui pourrait croire qu’il mérite plus que ce qui est indiqué dans le testament. C’est également là que les clients peuvent préciser la personne qui pourrait prendre soin d’un animal de compagnie bien-aimé.

Message personnel

Une lettre d’intention peut également constituer un dernier message du client aux amis et à la famille qu’il laisse derrière lui. Encouragez les clients à réfléchir à ce qu’ils aimeraient leur dire, par exemple en notant les moments chers que le client a partagés avec eux ou les mots d’encouragement qu’il veut mettre en valeur.

« Cette personne est le représentant du client lors du règlement de sa succession », explique Mme Ewing. « Il est donc important d’encourager les clients à apporter le même soin au choix et à la préparation de cette personne qu’à la création de leur plan de succession. »

* EstateExec.com, 2020.